При активном развитии интернет-магазина часто возникают проблемы с остатками товаров на складе. Клиенты оформляют заказы, но не могут получить их из-за того, что продукции нет в наличии, хотя на сайте она доступна.
В статье поговорим о важной задаче для торговой площадки любого масштаба — инвентаризации кассы. Разберёмся, для чего она нужна и как правильно её выполнять, чтобы не было претензий со стороны ФНС.
Зачем нужна инвентаризация в интернет-магазине
Инвентаризация — процедура проверки имущества компании на определённую дату. Её проводят, чтобы убедиться в наличии товаров, привести в порядок финансы и выявить слабые места в базовых операционных процессах.
Самая частая проблема любого магазина — недостача товаров на складе. Клиенты оформляют заказы, а когда менеджер отправляет запрос на склад, то получает ответ, что продуктов нет в наличии.
Из-за таких недостатков торговая площадка сильно страдает. Во-первых, она теряет лояльных клиентов, которые дошли до финальной точки оформления заказа. Во-вторых, каждый отмененный заказ — финансовые потери.
В интересах всех предпринимателей, которые продают товары офлайн или через интернет, регулярно поддерживать склад в идеальном состоянии и не допускать ошибок с учётом остатков товаров.
Проблемы с остатками появляются по разным причинам, но если они уже есть, необходимо как можно быстрее найти источник и устранить его. К примеру, если поставщик предоставляет прайс-листы в формате, который не распознает товароучётная система, ошибка может возникнуть на этом этапе.
Можно провести выгрузку в тестовую базу данных и проанализировать данные. Если проблемы в несовместимости форматов, стоит попросить поставщика присылать информацию в файле, который можно будет импортировать в CMS или систему учёта товаров без ошибок.
Инвентаризация в интернет-магазине также важна, как и в обычной розничной точке. А если у офлайн-магазина общий склад с онлайн-магазином, приоритет инвентаризации ещё более высокий. Можно проводить её каждый месяц, чтобы всегда поддерживать данные в актуальном состоянии.
Сроки проведения и периодичность инвентаризации зависят от разных факторов. Прежде всего, от масштаба бизнеса. Если идёт речь о небольшом книжном магазине на 1 000 товаров, то каждую неделю пересчитывать книги нет смысла.
Здесь поможет эффективная система хранения и соответствующее программное обеспечение. К примеру, можно наклеить на каждую книгу уникальный штрих-код и внести в программу данные о стеллаже и полке размещения.
Тогда сотрудник склада или продавец сможет без проблем найти книгу при сборке заказа. И не придётся отменять его из-за того, что по факту экземпляра нет в наличии, а для заказа он доступен.
Если предприниматель продаёт товары только онлайн и у него нет склада, инвентаризацию всё равно нужно проводить. Скорее всего, он загружает прайсы от поставщика в товароучётную систему, а оттуда информация выгружается в CMS.
Так работают преимущественно небольшие магазины, которые не нуждаются в собственном складе и могут существовать на базе инфраструктуры поставщика. Но важно держать ситуацию с остатками под контролем.
Главный смысл любой инвентаризации — поиск критических ошибок в базовых процесса приема, хранения и учёта товаров. Проводить анализ надо даже если прайс предоставляет поставщик и данные вносятся в систему автоматически.
Модель дропшиппинга даёт большое количество преимуществ, но у неё есть и недостатки. Если поставщик регулярно предоставляет прайсы с некорректной информацией об остатках, репутация магазина сильно пострадает.
Негативный клиентский опыт — самое страшное, что может быть при продвижении интернет-магазина. Покупатели обычно тратят много времени на анализ предложений магазина и если по итогу не получают желаемое, они не дадут проекту второй шанс.
Поэтому для дропшипперов тоже важно держать остатки под контролем и регулярно выполнять проверку данных. Это поможет защититься от негативного пользовательского опыта и поддерживать репутацию бренда на стабильно высоком уровне.
В случае, если у магазина есть собственный склад, менеджер или владелец может в любой момент проверить остатки, а вот при работе по модели дропшиппинга всё гораздо сложнее. Нужно будет запросить информацию у поставщика, сравнить её с данными товароучётной системы и сделать выводы.
Обычно крупные поставщики вообще не следят за качеством данных, которые они передают клиентам. Главная задача для них — увеличить число продавцов. Поэтому проблемы с учётом товаров возникают постоянно.
Каждая такая проблема бьет и по репутации дропшиппинг компании. Если предприниматели будут постоянно жаловаться на неё, со временем репутация будет на уровне плинтуса. И количество новых клиентов начнёт уменьшаться.
Представим, что есть коммерческий проект по продаже детской мебели с физическим складом, торговой точкой и интернет-магазином. В этом случае важно периодически проводить инвентаризацию склады и кассы.
Инвентаризацию проводят если:
- в скором времени будет составляться бухгалтерская отчётность за год;
- пришлось отменить много заказов из-за отсутствия товаров на складе;
- денег в кассе постоянно не хватает;
- происходит большое расширение ассортимента;
- фирма готовится к ликвидации;
- планируется переезд склада.
Инвентаризация склада помогает проверить качество работы сотрудников. Очень часто владельцы магазинов проводят её через некоторое время после приёма на работу новых членов команды.
В продажах очень важно следить за всеми процессами, а важнейшие вроде условий хранения товаров на складе держать под пристальным контролем. Только так можно защититься от проблем с негативным клиентским опытом.
В зависимости от задача и масштаба различают несколько видов проверок. Например, локальная подразумевает проверку товаров, которые нуждаются в особых условиях хранения.
Выборочную проверку проводят, когда уже несколько раз возникали проблемы с определенной категорией товаров и теперь владелец бизнеса хочет держать ситуацию под контролем.
Полная инвентаризация длится гораздо дольше остальных. В ходе неё сотрудники компании проверяют имущество целиком. Обычно её проводят несколько раз в год и могут не предупреждать ответственных за работу склада.
Внезапная проверка помогает определить наличие критических проблем с учётом товаров. Товароучётные системы помогают наглядно отслеживать наличие продукции на складе, но всегда важно видеть реальную картину.
Если по итогам проверки будет понятно, что сотрудники регулярно теряют товары, необходимо принять соответствующие меры и обновить модель хранения продукции на складе. Это необходимый шаг, от которого зависит работоспособность офлайн или онлайн-магазина.
Инвентаризацию можно частично автоматизировать, но большинство важных задач всё равно выполняются вручную. Рассчитывать на помощь программного обеспечения можно, если при этом ручно й анализ не исключается полностью.
Особенности инвентаризации кассы
Инвентаризация кассы — процедура, которая помогает убедиться в том, что объем денежных средств соответствует цифрам из программного интерфейса кассы. Часто бывают случаи, когда фактически в кассе меньше денег.
В таких случаях руководство компании просматривает камеры, чтобы выявить причины возникновения недостачи. Если представить, что у торгового предприятия 10 точек в разных городах и везде денег не хватает — это может повлиять на эффективность работы компании.
Инвентаризацию кассы проводят, чтобы убедиться, что деньги хранятся в соответствии с регламентом и кассиры работают честно. Если речь идёт об онлайн-кассе, то инвентаризацию проводят, чтобы исключить программные ошибки.
Данные с онлайн-кассы передаются в налоговую и если менеджер не проверяет сумму в каждом чеке, могут возникнуть проблемы. Разберём стандартную ситуацию, чтобы лучше понять масштаб неприятностей.
Представим, что есть книжный интернет-магазин с подключенной онлайн-кассой. За месяц у него было 200 заказов, в каждом из которых сумма отличалась от фактически полученного объема средств на 200 рублей.
То есть заказ стоил 1 500 рублей, а из-за ошибки программного обеспечения, сумма в чеке составляла 1 700 рублей. Данные успешно были переданы в ФНС и владельцу нужно будет заплатить сборы с 1 700 рублей.
Если посчитать общий объем потерянных средств, сумма составит 40 000 рублей. В зависимости от формы налогообложения, придётся заплатить 5-20% от этой суммы. Доказать налоговой службе, что в каждом чеке была ошибка, довольно сложно.
И даже если удастся получить экспертное заключение от специалиста, на обновление данных придётся потратить много времени. Поэтому лучше не допускать возникновения ошибок, чем тратить ресурсы на их решение.
Чтобы не переживать о том, что онлайн-касса неправильно работает или выбивает чеки с ошибками, необходимо использовать надёжного поставщика программных инструментов и физических касс.
Рекомендуем пользоваться услугами товароучётной системы EKAM, которая автоматизирует большое количество задач при работе с интернет-магазинами. Тарифы в сервисе очень выгодные, поэтому даже начинающие предприниматели могут пользоваться торговым оборудованием.
Согласно действующему законодательству инвентаризацию кассы проводят в сроки, установленные нормативно-правовыми актами. Этой задачей занимается специальная инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель предприятия.
Обычно в комиссию входят:
- представители руководства;
- представители бухгалтерского отдела;
- сотрудники независимых аудиторских компаний.
Состав инвентаризационной комиссии утверждается заранее. Согласно законодательству, если хотя бы один член не принимает участие в проверке предприятия, результаты считаются недействительными.
Перед проведением инвентаризации кассы все операции прекращаются, поэтому обычно проверку выполняют в нерабочее время. Любые внутренние задачи не должны сказываться на удобстве покупок для клиентов.
Закрывать магазин во время инвентаризации необязательно, если тщательно подготовиться к выполнению процедуры и предусмотреть все нюансы. Иногда магазины проводят инвентаризацию в рабочее время и она мешает комфортному посещению розничных точек.
Лучше отказаться от экономии времени и потратить несколько тысяч рублей на оплату дополнительных смен сотрудникам, которые будут принимать участие в проведении инвентаризации.
Сама процедура выполняется посредством пересчёта денежных средств, которые находятся в кассе. Дальнейшие действия зависит от результата проверки. Если сумма совпадает с данными в бухгалтерских отчётах, значит проблем с учётом денежных средств нет.
А вот недостача или излишек — повод для дополнительной проверки работы с контрольно-кассовой техникой. Результаты инвентаризации оформляются с помощью форматов документов, утверждённых законодательством.
После проверки составляются отчёты по формам ИНВ-15 и ИНВ-16. Акты формируются в двух экземплярах, их подписывают все участники инвентаризационной комиссии. Один экземпляр передают в бухгалтерию для проведения дополнительной проверки и хранения отчётности.
Если проверка кассы выполнялась не по расписанию, а была инициирована руководством предприятия, составляется акт по форме КМ-9.Когда в данных есть расхождения необходимо установить причину возникновения ошибки в цифрах.
При возникновении недостачи, руководитель обычно взыскивает недостающую сумму с материально ответственного лица. Если вина кассира не доказана, штраф на него накладывать нельзя.
Даже если нет поводов сомневаться в порядочности кассиров и других материально ответственных лиц, инвентаризацию кассы всё равно нужно периодически проводить. Это залог успешной работы любого коммерческого предприятия.
Кассу обязательно проверяют перед составлением годового отчёта о деятельности компании. Это делается не только для получения актуальной ситуации о наличии денежных средств в кассе, а и для проверки корректности информации, передаваемой в налоговую.
Пошаговая инструкция по инвентаризации
Если ранее никогда не проводили инвентаризацию кассы, воспользуйтесь нашей пошаговой инструкцией. Она затрагивает все важные детали, которые нужно знать об этой процедуре.
В случае с интернет-магазином необходимо дополнительно провести проверку программного обеспечения. При совмещении розничных точек и онлайн-магазина, важно убедиться, что во всех источниках содержатся корректные данные.
Инструкция по шагам:
- Издание приказа о проведении инвентаризации.
- Подписание акта по форме ИНВ-15 о том, что все документы сданы в бухгалтерию до начала инвентаризации.
- Пересчёт денежных средств в кассе.
- Составление актов по установленным формам.
- Анализ результатов проверки.
Инвентаризацию в офлайн или онлайн-магазине нельзя рассматривать исключительно как бюрократическую процедуру. Её важно периодически выполнять, чтобы убедиться в том, что нет недостачи и ответственные лица следят за сохранностью денег.
Камеры и другие инструменты отслеживания помогают держать ситуацию под контролем, но дополнительная проверка не помешает. Особенно если для неё есть основания и факты нужно подтвердить на практике.
Акты с результатами проверки необходимо хранить на предприятии до проверки сотрудниками Федеральной налоговой службы. Лучше не уничтожать их преждевременно, особенно если была обнаружена недостача.
Своевременное проведение инвентаризации — залог успешной работы компании в любой нише. Неважно о каком проекте идёт речь: маленьком интернет-магазине или онлайн-гипермаркете.
